(目的)
第 1 条 この規程は、本会の個人情報の取扱いについて必要な事項を定めることにより、個人情報の適切な取扱いを確保するため定めるものである。

(責務)
第 2 条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守し、本会の活動において個人情報の保護に努める。

(個人情報の取得)
第 3 条 本会は、基本的に加入届や行事参加申込書などの書面、町会ホームページへの登録を通じて個人情報を取得する。ただし、急を要するときなど必要に応じて口頭で取得する場合がある。
2 本会が取り扱う個人情報は、会員の氏名、性別、住所、電話番号、メールアドレスとする。
3 本会は、障がいや病気の内容などの要配慮個人情報については、日常の見守り活動及び災害時、事故時の支援のために利用し、あらかじめ会員本人(個人情報によって識別される特定の会員個人をいう。以下同じ)の同意を得たうえで取得する。
4 本会は、共同利用する場合を除き、第三者(本会または会員本人以外の者をいう。以下同じ。)が所有する名簿を受領した場合は、受領内容を記録し、保存する。

(利用)
第 4 条 本会が保有する個人情報は、次の目的で利用する。
(1)名簿の作成、配付
(2)会費の請求、管理
(3)総会、行事などの案内送付
(4)会議、行事の運営
(5)敬老祝対象者の把握
(6)日常の見守り活動
(7)災害時、事故時の支援活動

(共同利用)
第 5 条 本会が保有する個人データ(五十音順や索引が付いた名簿やエクセルなどのソフトで管理されている個人情報をいう。以下同じ。)の共同利用は別表のとおりとする。

(提供)
第 6 条 本会は、会員の住所、電話番号、氏名を記載した会員名簿を会員全員に配付する。
2 本会は、畑町防災会に会員名簿を提供する。
3 その他、会員本人の同意を得たうえで、個人データを第三者に提供することがある。
4 本会は、個人データを第三者に提供した場合は、提供した内容を記録し保存する。
5 個人データの第三者への提供が次に該当する場合は、会員本人の同意及び記録を不要とする。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要であり、会員本人の同意を取ることが困難な場合
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進のために必要であり、会員本人の同意を取ることが困難な場合
(4)国や地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定めのある事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
(5)委託の場合
(6)共同利用の場合

(管理)
第 7 条 本会は、個人データの紛失や漏えいを防止するため、名簿の施錠保管、パソコンのパスワード管理などにより、安全管理を図る。
2 本会における個人情報の取扱管理者は、会長及び会長の指定する者とする。
3 個人情報の取扱管理者は、職務上知った個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しない。その職を退いた後も同様とする。
4 会員が、配付された名簿を会員以外の第三者に提供し、又は不当な目的に使用することを禁止する。

(開示及び訂正)
第 8 条 会員は、自己の個人データについて個人情報の取扱管理者に対し開示及び訂正を請求することができる。

(対応窓口)
第 9 条 本会の個人情報の取扱いについての相談、問い合わせ窓口は、広報部とする。

(附則)
この規程は、2020年5月17日から施行する。

<別表>

  個人情報の項目 共同利用者 利用目的 管理責任者
1 住所・氏名・電話番号 畑町防災会 防災役割分担の管理 畑町防災会